學習ProcessMaker的第一步, 是了解ProcessMaker中使用到的一些名詞。基本上，ProcessMaker是與BPMN相容的，許多定義也是與BPMN標準相同，若您使用過BPMN相容的流程工具，下面很多名詞與觀念應該可以很容易了解。
一 流程(Process)
一個流程(Process)，可對應到一個業務流程，是一些工作階段(Task)的集合，這些工作階段有一個或多個輸入與輸出，流程的輸出可能是一個有形的物品或服務
二 案件(Case)
一個案件(Case)，是流程定義的一個實例，一個商業案件(Business Case)可以說是一個進行中的工作(Word in Progress)。一個案件就是執行一個流程的過程。一個案件從開始到結束都使用相同的案件編號。
三 案件變數(Case Variables)
案件變數是ProcessMaker案件執行過程中存放資訊的特殊變數，只有在案件執行的過程中才有效。在動態輸入表格(Dynaform)中的每一個欄位，如textboxes, checkboxes, dropdown boxes與grid objects等，都有一個相關的案件變數，與該欄位名稱相同，且會存放使用者在欄位中輸入的值。當使用者在Dynaform中按下Submit按鈕(或"下一步"連結)後，每個欄位對應的案件變數就會被建立用來存放輸入的值。
四 關卡(Task)
一個關卡(Task)是一系列有相同目的的工作步驟(Steps)的組合。而關卡的集合形成一個流程。一個關卡(Task)與一個活動(activity)有點不同，一個活動(activity)是一個關卡(Task)的實例。關卡相對與活動就類似流程相對於案件。 關卡與流程是定義，活動與案件是實例(實際進行的工作)。
五 動態輸入表格(Dynaform)
Dynaform也稱為Dynamic Forms，是在ProcessMaker中設計客製的輸入表格，用來在案件執行過程中與使用者互動的界面。Dynaform讓使用者以圖形化的界面查看與輸入資料，在設計上，對任何使用者應該要直覺好用。
六 主動態表格(Master Dynaform)
主動態表格用來呈現單筆記錄，欄位預設是垂直排列的。 主動態表格是獨立的表格，不可以嵌入到其它的表格中。
七 框格(Grid)
框格表格(Grid Form)用來呈現多筆記錄，每一筆記錄的欄位以水平方向排列，一筆記錄一列。Grid form也可以使用特殊的彙整功能，如合計(sum)來進行特定欄位的加總計算。
八 插件(Plugin)
插件用來增加ProcessMaker額外的功能，或客製化界面與資料庫。
九 流程圖(Process Map)
流程圖是商業流程各工作階段與引導法則(如上個工作階段到下個工作階段的條件)的視覺表示法. Admin可以直接從流程圖增加新的或修改現有的案件與引導法則。
十 權限(Permissions)
賦予使用者或群組存取ProcessMaker特定元件(如文件,Dashboard, Case Notes)的法則(rule)。
十一 流程權限(Process Permissions)
流程權限用來給予使與者或群組對案件或案件中的物件(如DynaForms, Input Documents and Output Documents)唯讀的權限 . 預設只有流程指定的使用者可以開啟相關個案. 為了允許其他使用者可以看到(但不能變更)案件中的資料, 可以指定流程權限 給這些使用者. 流程權限也提供進階的控制功能，設定其他使用者可以查看的是某些特定關卡的資訊.
十二 流程總管(Process Supervisor)
一個流程的流程總管有權檢視該流程所有的案件(Cases)。 通常一個組織的經理或部門主管會被指定為某個流程的總管。流程總管可以給定所有個案讀與寫的權限。
十三 角色(Roles)
角色包含對ProcessMaker中特定範圍，特定功能的權限。基本上ProcessMaker包含三種角色 PROCESSMAKER_ADMIN, PROCESSMAKER_MANAGER和PROCESSMAKER_OPERATOR, 這些角色可以設定存取 ADMIN 選單, Users tab等功能的權限.
十四 步驟(Steps)
一個步驟(Steps)是一個清楚定義的動作(action)。可能是人工的動作或自動化的動作。 一個關卡(Task)由一個或多個步驟所組成。例如: 上傳一份文件，填寫一個Dynaform, 下載一份PDF or DOC文件。
十五 事件(Events)
流程中多數的動作是由使用者手動執行。但某些動作需要在特定的時間執行. 在ProcessMaker中, 事件(events) 就是在一個工作階段或一系列的工作階段開始或結束時才能執行的行動(actions) , 因此事件需要排程器cron做正確的設定. 因為事件與工作階段的運作緊密相關, 它們只有在工作階段尚未結束時才能執行. 如果選定的工作已經完成(或這個個案被暫停/取消或刪除)，這事件就不會執行.
事件可能是傳送郵件訊息或執行一個trigger. 2.0版後增加了第三個事件"條件事件", 條件事件根據特定案件的狀態來執行. 註: 事件必須從第二個關卡以後(含)才能執行。
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